Taller de Teoría de Sistemas.   Valor: 20%

Libro:    Administración En Una Página
Autores:   Riaz Khadem y Robert Lorber. Grupo Editorial Norma.
Temática a enfocar:  Utilización de la información para lograr las metas empresariales.

Fecha de presentación:  la del segundo parcial.

Forma de evaluación individual: La sustentación será mediante una prueba escrita, la cual aporta el 10% . Dicha prueba escrita se realizará el mismo dia .

Forma de evaluación grupal: Presentación del Informe escrito realizado por los dos estudiantes de cada grupo. 10%

Formato de presentación: El trabajo escrito debe presentarlo impreso, respetando las Normas ICONTEC

Tenga en cuenta:
Fundamentar siempre todas sus respuestas.
No pierda el norte del análisis, el cual estará basado en:
• La teoría general de sistemas
• Importancia de la información, la cual se analiza como Recurso vital, Activo corporativo más importante, Recurso conceptual, Recurso común en todo el sistema, Líquido vital, Fuente de Ventaja competitiva.

PREGUNTAS

1. ¿Que Plantea el texto?

El planteamiento es sobre hace énfasis en el buen manejo de la información y sobre la administración de la misma

2. ¿Cómo lo plantea?

Citando como ejemplo una empresa de alambres donde se presentaba el problema de administracion de la informacion el cual hera abordado por el nuevo y recien nombrado gerente general

Desempeñe el rol del nuevo Presidente de la empresa que ha sido elegido por la Junta Directiva y responda las preguntas 3 a 7:

3. Mi único y verdadero problema administrativo son las finanzas?

No realmente, seria uno de los cuantos que se puedieran presentar en la empresa que usted gerencia, el principal problema es la administracion de la informacion ya que por medio de esta sabrias por ejemplo cual seri la raiz de tu problema de finanzas para que puedas trabajar en ello, la informacion clara y oportuna es necesaria para queda proceso que se presenta en las empresas y claro esta la comunicacion clara, oportuna, oresisa y concisa entre cada dependencia, esto garantizara la optimisacion de procesos y el oprovechamiento de los recursos
4. La empresa, desde el enfoque sistémico, ¿qué otros problemas presenta desde el entorno?

La falencia de la comunicación entre las diferentes dependencias, falta de incentivos a los trabajadores, inconsistencias con la misión y la visión empresarial, falta de herramientas tecnológicas apropiadas, y la inconsistencia en la planificación de procesos etc.

5. En las actuales condiciones empresariales, ¿Puedo caracterizar un sistema de información manual?

Si de hecho aún hay muchas empresas rezagadas que aun manejan sus procesos de forma manual por temas de formatos de calidad por ejemplo, donde la presentación de informes y consultas de la información se realizan como en el ejemplo citado de XCORP, ya que estas empresas no cuentan con una herramienta tecnológica o de software para hacer más óptimos estos procesos empresariales o de la información de las mismas
6. ¿Cómo se comporta el actual manejo de la información?

En la actualizada se le está dando el nivel de importancia como uno de los bienes más preciados y está catalogado como uno de los poderes a nivel mundial igual o más que el dinero y poder político
7. ¿Cómo debe ser mi actitud para alcanzar los ideales de una empresa moderna, cuyo nervio central es el manejo del recurso conceptual de la información, para la toma de decisiones?

Debe ser una actitud de mente abierta y proactiva que permita enfocarse en la recursividad para escojer las mejor opciones para solucionar el problema o la necesidad en especial que se pueda presentar

Ahora, Ud. Como nuevo Presidente: “Sabía que necesitaba una solución a largo plazo que garantizará el futuro crecimiento de la empresa. Pero la búsqueda de una solución a largo plazo era más difícil.”  Partiendo de ésta apreciación futurista responda a la pregunta 8:
8. ¿Qué tipo de solución plantearía a la empresa, teniendo presente que fuera de ser el nuevo Presidente, cuenta con la suficiente formación en el área de sistemas?

Lanzaría una campaña de capacitación para mi personal haciendo énfasis en reforzar la administración de la información y optimización de la comunicación, haría un replanteamiento de la misión y la visión empresarial de ser necesario para que de esa manera nuestro personal se oriente y se hable un mismo idioma a la vez que se hará mas fácil la formulación de los factores y areas de exito para cada dependencia en particular

9. Dentro de la empresa como sistema, cada actor desempeña un rol determinado, donde cada cual explica el desempeño empresarial desde su labor cotidiana. ¿Considera Ud., qué este comportamiento impregna un ritmo equilibrado para lograr la morfogénesis (cambio) empresarial?

No porque sea cual sea la dependencia o la labor desempeñada por un cualquiera de los roles debe apuntar a la misma visión empresarial, de esta manera es mas fácil identificar las falencias para que se produzcan los cambios correspondientes al caso

10. Qué valor le da cada actor a la información que maneja en su propio espacio empresarial?

 

11. La siguiente afirmación: “Si usted no sabe que es lo que anda mal, no lo puede arreglar”, ¿se podría convertir en pieza clave para el nuevo presidente de la empresa?, y si realmente se convirtiera, se pudiera afirmar que, ¿el efecto palanca es de poca o nula utilidad en dicho contexto empresarial?

Esta afirmación es correcta si no sabemos que es lo que está mal no podemos solucionarlo, ya que no se tendrían las bases suficientes para dar una solución optima al problema, y si se mira el efecto palanca desde el contexto que promueve e impulsa la iniciativa de indagar sobre la raiz del problema si es muy efectivo
12.  Cuál es el real poderío de la metodología expuesta en “Administración en una Página”? ¿Y qué concepción se tiene del manejo sistémico?

Radica en el control de la información clave al tenerla disponible y a la mano de una forma sencilla paro los fines pertinentes según sea el caso, y es una concepción de información por escalas o niveles como una pirámide donde se empieza desde abajo y la cumbre seria la administración en una pagina
13. Exponga los problemas de información que plantea cada uno de los empleados, cuando dialogan con el nuevo presidente, acerca del actual proceso decisional de la empresa.

EL AREA FINANCIERA responsabiliza al antiguo gerente general por expandirse con demasiada rapidez y diversificarse en muchas áreas de mercado y a falta de experiencia del personal no se cumplía con la necesidad de los clientes

EL AREA DE PRODUCION responsabiliza al área ventas por disminuir las ventas y al ser irregulares se veían obligados a replantear los programas de producción

EL AREA DE VETAS responsabiliza al área producción por la mala calidad de los productos y la demora en los envíos de pedidos de los clientes

14.  A partir de la respuesta anterior, identifique los problemas de índole interna y externa. ¿Qué papel juega el entorno en cada uno de esos problemas? ¿Presenta problemas el flujo de información que se manipula en toda la red empresarial?

INTERNOS falencia de la comunicación de las dependencias y manejo de la información 

EXTERNO no ser competitivo en el mercado y no satisfacer las necesidades del usuario final 

El entorno juega el papel de las relaciones, con quien se relaciona cada dependencia y a quienes deben satisfacer y a quienes no

Si presenta problemas porque la falta de comunicación entre las dependencia rompe los eslabones y al no haber coordinación en los procesos estos se entorpecen

15. En el texto, El “Infoman” hace literalmente una afirmación acerca del origen de las dificultades empresariales. ¿comparte o no su afirmación? Porqué?

 "Muchos gerentes generales confían exclusivamente en la información que les suministran quienes dependen directamente de ellos". 

Si estoy de acuerdo muchos administradores y gerentes se limitan a solo la información que se le entrega y no hacen un acompañamiento de los procesos o de sus subalternos para ver cómo se está moviendo la organización, esto es dado a que se ha forjado una cultura facilista en muchas organizaciones 

16.   “...hace pensar en una persona que se está ahogando en un mar de información”. Esta apreciación enmarca la situación de muchas de nuestras empresas en el nuevo escenario (entorno) mundial. ¿Qué soluciones inmediatas propone?

Capacitarse en el manejo adecuado de la información y adquirir herramientas tecnológicas acorde a las necesidades que se estén presentando de igual manera reforzar el tema de la comunicación 

17. De los 3 informes de una página que se plantean en el texto, cuál es el más importante para Ud.?

Realmente todos tienen la misma importancia ENFOQUE para establecer mis áreas y factores de éxito, RETROALIMENTACION para validar como va mi proceso y ADMINISTRACION para saber como van mi personal y los procesos por esta razón todos están en el mismo status dentro del proceso

18. Analizando cada uno de los tres informes como subsistemas ¿cuáles serían los elementos sistémicos que los caracterizarían?

ENFOQUE fijación de metas y visión de mi rol para con los demás 

RETROALIMENTACION seguimiento a mi proceso para detectar posibles falencias en la organización desde mi rol como tal 

ADMINISTRACION seguimiento y acompañamiento de los procesos con mis subalternos

19. Simplemente, como profesional en Ingeniería de informática, elabore una propuesta clara y concisa, para que la empresa encuentre una solución óptima a su problema de información. (Este punto debe tener una extensión precisa de una hoja).

20.  Siguiendo precisamente el texto, ¿cuándo se inicia el verdadero reto administrativo? ¿Qué función cumple allí la información?.

El de suministrar los datos claves o exactos para analizar los procesos correspondientes a la necesidad que se pudiera presentar y de arrojar los estados o informes donde se pueden estar presentando falencias para tomar las medidas correspondientes al caso haciendo más sencilla la toma de decisiones óptimas para el mejoramiento del sistema

21. ...”¿Quién prepara el informe de gerencia? – preguntó.
- En una Compañía de este tamaño debe utilizarse el computador para preparar el informe – respondió el Infoman -. Si usted emplea un computador, puede conectarlo a todas las fuentes de información, en forma manual o automatizada. Entonces el computador puede canalizar los datos y adaptar los informes específicamente para sus gerentes. Usted puede agregar capacidad al programa del computador para permitir que los gerentes pidan información que no sea parte del contenido de sus Informes en una página.”
Será este Dialogo el inicio de una propuesta para un sistema de información computarizado?

Si, la sugerencia es una herramienta se software que permita administrar la información que reciba de algún medio externo como una base de datos o ingresada manualmente para la generación de informes o consultas estipuladas

“...Yo propuse un sistema de filtro que sacara del mar de información solo la buena información que cada gerente necesitará, y que desechará el resto. Sugerí que dicho sistema le diera a cada gerente 3 informes de Una Página que contuvieran solo lo que esa persona necesitará”  ¿Considera usted que este marco de informes, realmente resume lo necesario para tomar decisiones?

Si, ya que muestra datos los cuales arrojan buenas estadísticas y permite ver cuáles son las falencias y fortalezas que tiene el sistema, enfocando cuales son los puntos donde se debe centrar la mayor atención dentro de los procesos, además que a su vez también muestran información del personal lo cual es una buena base para el programa de incentivos de cada empresa para con sus empleados

22.  Defina los factores críticos de éxito y su relación con la consecución de las metas empresariales.

CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES es conocer como es la relación con cada rol y que todas las personas que suministran bienes y servicios o cualquiera que reciba el rendimiento de trabajo de una persona por medio de s trabajo está ubicada un cada rol del cual se recibe una relación

DEFINA SUS ÁREAS DE ÉXITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA cada persona define sus casos de éxito desde su propio punto de vista o perspectiva, de las cuales si no están enfocadas con una misma visión las personas terminaran con varias áreas de éxito lo cual causara un retraso en el proceso

IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE ÉXITO PARA CADA ÁREA DE ÉXITO para esto debemos hacer un auto análisis y establecer si hemos tenido éxito, lo cual nos conduce a establecer factores de éxito para cada área y ponerse de acuerdo con cada rol para establecer los factores de éxito más importantes que abarcan todas las relaciones, el resultado será unos factores de éxito a nivel de un ambiente grupal

23. El texto “administración en una página”, ¿se puede considerar el origen de un sistema de información?

Si, dado que si llegara a diseñar una herramienta de software que logre generar esta clase de informes seria de gran ayuda para las organizaciones ya que la información clave o específica que contienen es de vital importancia

24. El texto “administración en una página”, ¿es un sistema de información?

No, es el procedimiento el cual cita como se puede constituir un buen sistema de información o su vez que plantea los campos o áreas de aplicación

25. “Durante mis visitas – prosiguió el Infoman – explicaré como pueden prepararse manualmente los informes.  En esta forma sabrá usted que tiene la opción personal de ejecutar el trabajo manualmente, de ordenarle al personal de computadores que desarrolle un programa, o de adquirir el programa de computador conocido como el Sistema de Una Página (The One Page System –TOPS). Cualquiera que sea la forma e que lo haga, el resultado es el mismo: tres informes de una página.” 
Desde este ámbito planteado, ¿el trabajo manual se puede automatizar totalmente?, en la actualidad, ¿el resultado será siempre el mismo: 3 informes de una página?

No, ya que el sistema siempre va a necesitar que se alimente de información y que esta información debe ser clara y objetiva con el fin de obtener los resultados estipulados, aunque se automatice es necesario un seguimiento continuo a esta herramienta por parte del recurso humano. 

No, creo que el resultado siempre pueda ser el deseado como pueden ser más pueden ser menos esta sujeto cuan capacitado este el personal que suministra la información al sistema

26. Dentro de los 4 pasos para definir los factores críticos de éxito, ¿cuál tiene relación directa con la información? ¿cómo es esa relación?

Es el 4 paso DETERMINAR DÓNDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE ÉXITO se relaciona con todo el personal dado que se debe analizar toda la información disponible para encontrar los factores clave de éxito de forma grupal, y los diferentes roles deben participar de esta actividad relacionándose entre todos para este fin común

27. ¿De qué forma utiliza el texto el pensamiento sistémico para llevar a cabo la metodología que sustenta para lograr la Administración en una página?

Desde el punto en que se requiere de todos los niveles del sistema para relacionarse con un fin común que es recaudar la información necesaria para lograr establecer los informes de una página, se puede decir que es la inter relación de los distintos niveles jerárquicos en la cual se refuerzan y se rescatan muchos valores corporativos como en trabajo en equipo, proactividad, eficiencia entre otros
28. De qué manera la información generada por cada informe de página (de enfoque, de realimentación, de gerencia), estimula la labor del personal de la empresa? ¿Cuál de ellos connota una estructura realmente socio - tecnológica?

Desde el punto de vista que dichos informes son una lluvia de resultados y falencias de cada rol, por lo que esto insentiva a mejorar lo falencias y reforzar resultados positivos.

El informe de GERENCIA ya que es en este donde se dan todas la relaciones con el fin del análisis de la información y se utilizan herramientas tecnológicas que pueden facilitar esta labor

29. Cuál de los 3 informe de una página  (de enfoque, de realimentación, de gerencia), ayuda al talento humano de la empresa a ejercer un mayor control sobre su propio desempeño laboral?

El informe de REALIMENTACION ya que es en este donde se enmarca el seguimiento de la labor de cada rol y se ejerce un control de cada uno de ellos para luego se vea reflejado también dentro del informe de GERENCIA
30. Analice ampliamente las fortalezas y las debilidades del sistema de información que actualmente posee la empresa.

 

TEXTO CON LAS PARTES MAS SOBRE SALIENTES RESALTADAS EN AMARILLO

ADMINISTRACION EN UNA PAGINA.pdf (860387)

MENTEFACTO DE ADMINISTRACION EN UNA PAGINA